Wann sollten Sie Excel-Angebote durch einen Konfigurator ersetzen?

Eine Excel-Arbeitsmappe kann eine sinnvolle Möglichkeit sein, Preise für einen kleinen, kontrollierten Bereich zu berechnen. Ein Konfigurator lohnt sich dann, wenn Kunden oder Händler abhängige Produktentscheidungen treffen müssen, mehrere Personen dieselben Regeln anwenden müssen und aus der akzeptierten Auswahl eine nachvollziehbare Bestellung werden muss. Die Entscheidung sollte sich auf diese Verantwortlichkeiten und nicht auf das Erscheinungsbild der Tabelle beziehen.

Beginnen Sie mit der Arbeitsmappe, die tatsächlich Aufträge gewinnt

Bringen Sie eine funktionierende Angebotsdatei zur Auswertung mit. Identifizieren Sie die Eingabezellen, Nachschlagetabellen, manuellen Anpassungen und Ausgabedokumente. Fragen Sie den Angebotsersteller, welche Warnungen er routinemäßig ignoriert und welche fehlenden Informationen er telefonisch behebt. Diese Gespräche offenbaren Anforderungen, die bei einer Demonstration auf der Grundlage einer sauberen Preisliste übersehen werden.

Ersetzen Sie keine nützliche Berechnung, nur um Excel zu entfernen. Es kann eine kontrollierte Referenz zur Überprüfung des neuen Systems bleiben. Das Problem besteht darin, zu entscheiden, welche Version maßgeblich ist und wie eine Änderung bei allen Angebotserstellern ankommt.

Microsoft dokumentiert Liste, Nummer und formelbasierte Datenvalidierung in Excel. Microsoft-Dokumentation. Der Kauftest ist umfassender: Kann Ihr gesamter Prozess die Entscheidungen, die Ihr Unternehmen trifft, verhindern, erklären und aufrechterhalten?

Ändern Sie eine Option, nachdem der Preis berechnet wurde

Betrachten Sie einen Türbereich, bei dem ein ausgewähltes Schloss für eine Öffnungsanordnung nicht verfügbar ist. Erstellen Sie ein gültiges Angebot, ändern Sie die Eröffnungsvereinbarung und überprüfen Sie dann das Schloss, den Preis und das Ausgabedokument. Ein nützliches System sollte entweder das inkompatible Schloss mit einer Erklärung entfernen oder einen kompatiblen Ersatz erfordern. Eine bloße Änderung des Bildes löst die Bestellung nicht auf.

Wiederholen Sie die Übung mit einem gespeicherten Angebot vor einer Katalogaktualisierung. Entscheiden Sie, ob das frühere Angebot weiterhin lesbar ist, eine Preisanpassung erfordert oder eine Überprüfung erfordert. Wenden Sie dasselbe erwartete Ergebnis auf den Tabellenkalkulations-Workflow und den vorgeschlagenen Konfigurator an.

Vergleichen Sie die gesamten Betriebskosten

Zählen Sie die Zeit, die Sie damit verbringen, einen der beiden Ansätze beizubehalten, ungewöhnliche Bestellungen zu überprüfen und akzeptierte Auswahlen in andere Software zu kopieren. Eine Arbeitsmappe, die von einem sachkundigen Mitarbeiter verwaltet wird, hat ein anderes Betriebsmodell als ein Händlernetzwerk mit häufigen Katalogänderungen. Ein Konfigurator benötigt außerdem Wartung, Testfälle und jemanden, der für seine Produktdaten verantwortlich ist.

Definieren Sie für eine Configurix-Preisimplementierung, welche Berechnungen in die Anwendung verschoben werden, welche Quelle maßgeblich bleibt und was die Fabrik erhält. Benutzerdefinierte Software kann diese Verantwortlichkeiten verbinden, aber im Vorschlag müssen die tatsächlich enthaltenen Regeln, Dokumente und Integrationen angegeben werden.

Treffen Sie die Kaufentscheidung anhand einer wiederholbaren Übung

Verwenden Sie eine normale Bestellung, eine inkompatible Kombination und ein überarbeitetes Angebot. Geben Sie beiden Ansätzen die gleichen Startinformationen und bitten Sie einen anderen Mitarbeiter, die Übergabe ohne mündliche Unterstützung durchzuführen. Notieren Sie jede manuelle Korrektur. Dies führt zu einer nützlichen Entscheidung, selbst wenn das Ergebnis darin besteht, Excel vorerst beizubehalten und zunächst seine Kontrollen zu verbessern.

Bedeutet die Verwendung von Excel, dass unser Prozess unprofessionell ist?

Nein. Die relevanten Fragen sind, ob das Arbeitsbuch kontrolliert wird, ob die Leute seine Regeln verstehen und ob angenommene Aufträge reproduziert werden können. Software soll ein nachgewiesenes Betriebsproblem lösen.

Müssen wir nach dem Kauf von Configurix aufhören, Tabellenkalkulationen zu verwenden?

Nicht unbedingt. Sie können kontrollierte Import-, Überprüfungs- oder Berichtsverwendungen vereinbaren. Geben Sie die Richtung jedes Datenaustauschs an, damit zwei bearbeitbare Quellen nicht stillschweigend zu konkurrierenden Preisbehörden werden.